Privacy en cookie statement Spotmaster

Algemeen

Dit privacy statement ziet op de verwerking van persoonsgegevens door Spotmaster in de uitvoering van haar dienstverlening ten behoeve van onze klanten en voor de verwerking van persoonsgegevens van bezoekers van onze website: www.spotmaster.com.

Wij realiseren ons terdege dat wij veel gegevens verwerken en lopen daarom voorop als het gaat om het naleven van de relevante wetgeving op dit gebied. Dit doen we door samen met onze juridische partner voortdurend na te gaan of onze dienstverlening aan de juiste eisen voldoet, zowel op het gebied van beveiliging van de data als op het gebied van compliance met de wetgeving omtrent gegevensbescherming. Wij onderschrijven sinds jaar en dag de uitgangspunten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).

Verantwoordelijke en verwerker

Spotmaster B.V. (“Spotmaster”) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de zin van de AVG voor zover wij het doel en de middelen van de verwerkingen bepalen, zoals bij de verwerkingen van persoonsgegevens (contactpersonen) van onze klanten en onze websitebezoekers. Voor zover het gaat om de persoonsgegevens die wij ten behoeve van onze klanten genereren en opslaan, zijn wij verwerker. In deze hoedanigheid bieden wij onze klanten proactief een verwerkersovereenkomst aan, waarin wij afspraken maken over de beveiliging van data. 

Contact

Onze contactgegevens zijn:

Spotmaster B.V.
Bruistensingel 400
5232 AG ‘s-Hertogenbosch
e-mail: info@spotmaster.com

Privacy Officer

Wij hebben een Privacy Officer aangesteld. Dit is Berat Kose. Hij is bereikbaar via berat@spotmaster.com. 

Beveiliging

Onze IT-beveiliging is daarnaast state of the art. Onze technische en organisatorische maatregelen zorgen ervoor dat de gegevens die wij onder onze hoede hebben zijn beveiligd tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Verder verwerken wij de (rit)gegevens waartoe wij toegang hebben niet voor enig ander doel dan zoals door onze klant is vastgesteld en handelen wij conform de instructie van onze klant, of wanneer we wettelijk verplicht zijn deze gegevens te verwerken. De te verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van onze klanten en/of de betreffende betrokkenen. Verder behandelen wij de persoonsgegevens natuurlijk uitermate vertrouwelijk.

Privacy by design en by default

Wij kunnen onze klanten desgewenst ook ondersteunen daar waar het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Wij slagen er altijd in om in overleg met de klant en eventueel een betrokken Ondernemingsraad tot een correcte toepassing van ons Systeem Spotmaster te komen. In de ontwerpfase van onze producten wordt veel aandacht besteed aan het principe “privacy by design”. Wij richten ons Systeem in samenspraak met onze klanten zodanig in dat onze klanten keuzes kunnen maken over de mate van vastlegging van gegevens en dat die keuzes passen bij hun bedrijfsvoering en daarbij ook recht doen aan de belangen van betrokkenen.

Wij staan open voor vragen en suggesties over dit onderwerp. Neem contact met ons op als u meer in detail geïnformeerd wenst te worden over het beleid van Spotmaster op het gebied van de omgang met en de beveiliging van persoonsgegevens. 

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Voor het uitvoeren van onze diensten is het noodzakelijk dat wij persoonsgegevens verwerken. Daarnaast zijn wij vanuit wet- en regelgeving verplicht om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. In sommige gevallen verwerken bij ook persoonsgegevens omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben.

Wij verwerken als verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Om de voor ons geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen, bijvoorbeeld op fiscaal gebied;
  • Om u gebruik te kunnen laten maken van en toegang te verlenen tot ons Systeem Spotmaster. Deze verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst met de klant;
  • Om onze dienstverlening bij u onder de aandacht te brengen en u daarover op de hoogte te houden. Voor deze verwerking hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk het informeren van onze klanten. 
  • Wij verwerken voor statistische doeleinden – onder meer via Google Analytics – gegevens over uw bezoek van onze website. Wij hebben Google Analytics privacyvriendelijk ingesteld. Voor meer informatie over onze website en cookies verwijzen we u naar onderstaande paragraaf over cookies. 

Als verwerker verwerken bij persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Om de persoonsgegevens die door het gebruik van ons Systeem worden gegenereerd ten behoeve van en in opdracht van onze klanten voor hen op te slaan;

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verzamelen persoonsgegevens die wij nodig hebben voor het aanbieden van onze diensten. Een deel van deze persoonsgegevens is noodzakelijk om gebruik van onze dienstverlening mogelijk te maken. Daarnaast verzamelen wij aanvullende (persoons)gegevens waarmee wij onze dienstverlening kunnen afstemmen op uw specifieke kwaliteiten en wensen. 

Meer specifiek verzamelen wij onder meer de volgende persoonsgegevens:

  • Klantgegevens

Onze cliënten zijn bedrijven (rechtspersonen), waardoor de gegevensverwerking geen persoonsgegevens betreft. Wel zal Spotmaster de contactgegevens (onder meer de naam en het e-mailadres) van de bij onze klanten werkzame personen die contact met ons hebben of opnemen verwerken.

  • Bezoekersstatistieken website

Wij verwerken onder meer gegevens over de datum en het tijdstip dat u onze website bezoekt, de website via welke u op onze website bent gekomen, de regio van waaruit u onze website bezoekt en de pagina’s en onderdelen van de website die u bezoekt. 

  • Gegevens die wij verzamelen als verwerker

Als verwerker verwerken we gegevens voor onze klanten. Dit zijn ritgegevens, gegevens welke verzameld worden door middel van onze track-and-trace systemen en overige gegevens die ons Systeem genereert. De klant bepaalt het doel en de middelen van deze verwerking van persoonsgegevens. Wij verwijzen daarom naar de privacyverklaring van onze klanten voor meer informatie over deze verwerkingen.

Hoe lang worden de verzamelde persoonsgegevens bewaard? 

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk en in lijn met de wettelijke regels. De gegevens die fiscaal relevant zijn bewaren wij conform de wettelijke bewaartermijn 7 jaar. De gegevens die door ons Systeem Spotmaster worden gegenereerd worden door ons bewaard conform de afspraken die we met onze klanten maken. 

Wie ontvangen uw persoonsgegevens?

Wij ontvangen de persoonsgegevens. Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen aan derden. Daarnaast zullen wij persoonsgegevens enkel verstrekken aan derden wanneer wij daartoe contractueel of wettelijk verplicht zijn of wanneer dat nodig is om onze dienstverlening correct uit te voeren of onder de aandacht te brengen. 

Welke rechten heb ik?

Onder de AVG heeft u als betrokkene van de gegevensverwerking de volgende rechten:

  • Inzagerecht

U heeft het recht om de gegevens die wij verwerken of laten verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. 

  • Rectificatierecht

U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten wijzigen.

  • Recht op gegevenswissing

U heeft het recht om persoonsgegevens die wij verwerken te laten verwijderen indien deze gegevens niet (langer) juist zijn of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.

  • Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht onder bepaalde omstandigheden onze verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

  • Recht op overdraagbaarheid

U heeft het recht om onder bepaalde omstandigheden ons te verzoeken uw persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij.

  • Recht op bezwaar

U heeft het recht onder bepaalde omstandigheden om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. 

  • Overige rechten

U heeft het recht uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken. Tevens heeft u het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profilering onderworpen te worden. 

In gevallen waarin Spotmaster de verwerkingsverantwoordelijke is, dan kunt u uw verzoek voor de uitoefening van uw rechten bij ons indienen via info@spotmaster.com. Wij zullen zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek beoordelen of we op grond van de wet aan uw verzoek tegemoet kunnen komen. Het indienen en afhandelen van een verzoek is gratis, tenzij uw verzoek duidelijk ongegrond of excessief is. Wij kunnen u vragen een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan. In dat geval vragen wij u uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken in de kopie. Wij zullen de kopie van uw identiteitsbewijs onmiddellijk na het vaststellen van uw identiteit verwijderen. 

In gevallen waarin Spotmaster de verwerker is, dan dient u uw verzoek tot de uitoefening van uw rechten te richten tot de gebruiker van onze diensten, de verwerkingsverantwoordelijke. 

Klachten

Wij hechten veel waarde aan uw privacy. Mocht u desondanks van mening zijn dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw gegevens, dan kunt u contact met ons opnemen via de hierboven vermelde contactgegevens. Daarnaast kunt u een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens indienen. 

Cookies

Onze website gebruikt cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat wij naar uw browser sturen, zodat wij uw browser automatisch kunnen herkennen bij een herhaald bezoek aan de website. Cookies kunnen gegevens verzamelen die verbonden zijn aan het gebruik van de website, zoals welke pagina’s zijn bezocht en de duur van een gebruikerssessie. Wanneer u gebruikmaakt van de website, stuurt de cookie deze informatie terug aan ons.

Wij gebruiken noodzakelijke en functionele cookies. Dit zijn cookies die gebruikers in staat stellen om de website te bekijken en de functies op de website te gebruiken.

We gebruiken ook analytische cookies. Dit zijn cookies waarmee wij onze website kunnen verbeteren. Zonder deze kennis zouden wij dat niet kunnen doen. Deze cookies verzamelen informatie over de manier waarop bezoekers de website gebruiken, zoals informatie over de meest bezochte pagina’s of het aantal weergegeven foutmeldingen. Hiervoor gebruiken wij Google Analytics. Google gebruikt geaggregeerde statistische informatie om ons inzage te geven in hoe gebruikers de websites gebruiken. Google mag deze informatie uitsluitend aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. 

Ook zijn op onze website social media buttons opgenomen om onze social mediakanalen, met name LinkedIn, te promoten. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van deze social mediakanalen zelf afkomstig zijn. Door middel van deze codes worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. U kunt in de privacyverklaringen van deze social mediakanalen lezen wat zij met uw (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken.

Daarnaast plaatsen wij ook marketing cookies. Deze worden gebruikt om bezoekers te volgen wanneer ze verschillende websites bezoeken. Het doel is advertenties weergeven die zijn toegesneden op en relevant zijn voor de individuele gebruiker.

Voor het plaatsen van analytische en marketing cookies vragen wij uw toestemming wanneer u voor het eerste onze website bezoekt. 

U kan ook uw browserinstellingen zo aanpassen dat cookies automatisch geweigerd worden. In dat geval kunnen wij niet garanderen dat onze website behoorlijk functioneert. Meer informatie hierover kan worden gevonden in de instructies van uw internetbrowser. We adviseren u om te controleren of uw browser up-to-date is. Hiervoor kun je de help- of supportknop van uw browser gebruiken. De volgende links leggen uit hoe uw de cookie-instellingen van uw browser kunt aanpassen: 

Dit statement is voor het laatst bijgewerkt in december 2022. Wij behouden ons het recht voor dit statement aan te passen. Wij adviseren u daarom regelmatig deze pagina te raadplegen.

Privacy en cookie statement Spotmaster – versie december 2022