Hoe wij zorgvuldig en veilig met jouw persoonsgegevens omgaan.
Dit is de privacyverklaring van Spotmaster IP B.V., ook wel handelend onder de naam Spotmaster IT (“wij” of “ons”). Wij verwerken persoonsgegevens van (contactpersonen van) klanten, partners, leveranciers, bezoekers van onze website of als je contact met ons opneemt per mail of telefoon, onze nieuwsbrief ontvangt of bij ons solliciteert. In die gevallen zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens. Ook kunnen wij je persoonsgegevens uit andere bronnen verkrijgen, zoals via openbare websites, leveranciers of andere zakelijke partners.
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee wij je direct of indirect kunnen identificeren. Hieronder vallen bijvoorbeeld namen, e-mailadressen, telefoonnummers en identificatienummers. Dit zijn slechts enkele voorbeelden; er zijn nog veel meer soorten gegevens die persoonsgegevens kunnen zijn.
In deze privacyverklaring leggen we uit hoe we zorgvuldig en veilig met je persoonsgegevens omgaan. We verduidelijken welke persoonsgegevens we verzamelen, hoe lang wij deze bewaren en hoe je jouw rechten kunt uitoefenen. Het is belangrijk dat je hiervan op de hoogte bent. Voor vragen, opmerkingen of klachten over deze privacyverklaring of ons gebruik van jouw persoonsgegevens, kun je contact met ons opnemen via de volgende contactgegevens:
Spotmaster IP B.V.
Bruistensingel 400
5232 AG, ’s-Hertogenbosch, Nederland
info@spotmaster.com
Ook is er een functionaris voor de gegevensbescherming (“FG”) aangesteld en aangemeld bij de privacy toezichthouder, de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens. De FG is de interne toezichthouder die erop toeziet dat we persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving. Heb je hier vragen over, dan is de FG ook te bereiken via bovenstaand e-mailadres.
Heb je vragen over de data in een track and trace-systeem, dan moet je zijn bij de organisatie die dit systeem inzet. Zij zijn de verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn enkel de (sub)verwerker.
Wanneer (een werknemer van) een klant een aanvraag bij ons doet, een product van ons koopt of ons inschakelt voor het leveren van bepaalde diensten, kunnen wij persoonsgegevens verzamelen. De persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met jou of met jouw werkgever sluiten. Zonder jouw persoonsgegevens is het voor ons bijvoorbeeld niet mogelijk om administratieve informatie te versturen, bestellingen uit te voeren, de producten te leveren of de diensten te verlenen en de financiën te beheren. We kunnen persoonsgegevens rechtstreeks via jou verzamelen, bijvoorbeeld via onze website, of indirect via je werkgever.
Voor deze doeleinden kunnen we onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen:
Je persoonsgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en maximaal twee jaar daarna, tenzij we eerder een verzoek tot verwijdering ontvangen. In bepaalde gevallen kunnen we niet volledig aan een dergelijk verzoek voldoen, bijvoorbeeld wanneer wij je persoonsgegevens langer moeten bewaren om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Zo zijn wij volgens de Nederlandse wetgeving verplicht om fiscale en administratieve gegevens zeven jaar te bewaren.
Wanneer wij een bestelling plaatsen of doorgeven bij een partner of leverancier, kunnen we persoonsgegevens van hun werknemers verzamelen. De persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of jouw werkgever, of om een dergelijke overeenkomst aan te gaan. Zonder jouw persoonsgegevens is het voor ons niet mogelijk om administratieve informatie te versturen, bestellingen te plaatsen of samen te werken. We kunnen persoonsgegevens rechtstreeks via jou verzamelen of indirect via je werkgever.
Voor deze doeleinden kunnen we onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen:
Je persoonsgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en maximaal twee jaar daarna, tenzij we eerder een verzoek tot verwijdering ontvangen. In bepaalde gevallen kunnen we niet volledig aan een dergelijk verzoek voldoen, bijvoorbeeld wanneer wij je persoonsgegevens langer moeten bewaren om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Zo zijn wij volgens de Nederlandse wetgeving verplicht om fiscale en administratieve gegevens zeven jaar te bewaren.
Wanneer je onze website bezoekt, verwerken wij persoonsgegevens, onder meer door het plaatsen van cookies of soortgelijke technologieën. We gebruiken momenteel alleen functionele cookies. Wanneer ons gebruik van functionele cookies gepaard gaat met het verzamelen van persoonsgegevens, baseren wij ons op het gerechtvaardigd belang als rechtsgrondslag. Het gerechtvaardigd belang ligt in het waarborgen dat onze website correct functioneert, voldoende beveiligd is en dat taalvoorkeuren worden opgeslagen.
Ook kunnen we gebruikmaken van reCAPTCHA, een dienst van Google die de website beschermt tegen bots, spam en andere kwaadaardige software. We gebruiken reCAPTCHA bijvoorbeeld om misbruik van ons contactformulier te voorkomen. Om deze reden kun je worden gevraagd om een vakje aan te vinken of een andere verificatiestap uit te voeren wanneer je het contactformulier indient.
Daarnaast verwerken we je persoonsgegevens wanneer je contact met ons opneemt via de e-mail, telefoon of sociale media. Op die momenten verwerken we je persoonsgegevens om met je te kunnen communiceren en je verzoek te kunnen behandelen. Dit doen we op basis van het gerechtvaardigd belang om tijdig op je verzoeken te kunnen reageren.
Voor deze doeleinden kunnen we onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen:
We bewaren deze gegevens zo lang als nodig is om op je verzoek te kunnen reageren en ten minste één jaar na ontvangst van het verzoek. Daarnaast kan onze website anonieme gegevens verzamelen om onze diensten te verbeteren. Dergelijke gegevens kunnen worden bewaard zo lang als nodig is.
We willen onze klanten en andere geïnteresseerden graag op de hoogte houden van het laatste nieuws, updates, speciale aanbiedingen en eventuele wijzigingen in onze producten en diensten. We kunnen dit doen door nieuwsbrieven, e-mails en andere marketingcommunicatie te versturen.
Als we al een bestaande klantrelatie met je hebben, kunnen we jouw contactgegevens gebruiken om je marketingcommunicatie over onze producten en diensten toe te sturen. Je kunt hier ook altijd weer bezwaar tegen maken door contact met ons op te nemen via de e-mail. Als er (nog) geen klantrelatie bestaat, dan sturen we deze communicatie alleen met jouw toestemming. We kunnen deze toestemming bijvoorbeeld verkrijgen wanneer je jezelf aanmeldt via onze website.
Voor deze doeleinden kunnen we onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen:
We bewaren je persoonsgegevens totdat je bezwaar maakt of jezelf afmeldt. Als je geen klant meer bent, kunnen wij je gedurende maximaal drie jaar na je laatste aankoop marketingberichten blijven sturen.
Wanneer je bij ons solliciteert, hebben wij je persoonsgegevens nodig om jouw sollicitatie te beoordelen en contact met je op te nemen over jouw sollicitatie. Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van deze gegevens. Wanneer je in de laatste fase van de sollicitatieprocedure zit, zijn je persoonsgegevens nodig voor het opstellen van de arbeidsovereenkomst.
Voor deze doeleinden kunnen we onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen:
We bewaren je persoonsgegevens tot vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Als je daarvoor toestemming hebt gegeven, kunnen wij je persoonsgegevens tot een jaar na de procedure bewaren. Zo kunnen wij opnieuw contact met je opnemen als er in de toekomst een geschikte vacature vrijkomt.
Om onze producten aan te kunnen bieden en onze diensten te kunnen verlenen, werken we samen met andere partijen. Sommige partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht, wat is vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Wij geven deze partijen op basis van onze instructies toegang tot jouw persoonsgegevens.
Verder kunnen wij je persoonsgegevens delen met andere verwerkingsverantwoordelijken:
Op onze website kun je ook links naar websites van derden vinden, zoals LinkedIn. Deze knoppen worden gebruikt om de integratie van die websites met onze eigen website mogelijk te maken. Door op een of meer van deze knoppen te klikken, activeer je de functionaliteit en kunnen derden advertentie-pixelcookies plaatsen op jouw computer. Deze cookies kunnen puur functioneel zijn, maar kunnen ook worden gebruikt om bij te houden welke websites je bezoekt, om een profiel van je online gedrag op te bouwen en om je gepersonaliseerde advertenties te tonen. Voor meer informatie over wat deze websites met jouw persoonsgegevens kunnen doen, verwijzen wij je naar hun privacy- en cookieverklaring. Wij raden je aan deze verklaringen zorgvuldig te lezen voordat je op deze knoppen klikt.
We slaan je persoonsgegevens op binnen de Europese Economische Ruimte (“EER”). Als je persoonsgegevens toch zouden worden doorgegeven aan partners, leveranciers of anderen buiten de EER, dan doen we dat alleen als het derde land een adequaat beschermingsniveau garandeert. In bepaalde landen buiten de EER – waaronder, op de datum van de laatste update van deze privacyverklaring, Andorra, Argentinië, Canada (commerciële organisaties), de Faeröer, Guernsey, Israël, het eiland Man, Japan, Jersey, Nieuw-Zeeland, de Republiek Korea, Zwitserland, het Verenigd Koninkrijk onder de AVG en Richtlijn (EU) 2016/680, en de VS (commerciële organisaties die deelnemen aan het EU-VS-kader voor gegevensbescherming), en Uruguay (voor meer informatie en een actuele lijst van landen, klik hier) – worden je persoonsgegevens beschouwd als adequaat beschermd in overeenstemming met de Europese wetgeving.
Waar geen sprake is van een adequate bescherming, treffen wij passende waarborgen om ervoor te zorgen dat je persoonsgegevens alsnog beschermd zijn, zoals het sluiten van de meest recente standaardcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie, aangevuld met aanvullende waarborgen. Een kopie van deze waarborgen kan worden verkregen door een e-mail naar ons te sturen. Indien er geen passende waarborgen van toepassing zijn, zullen wij je persoonsgegevens alleen doorgeven als er een wettelijke uitzondering van toepassing is. Een voorbeeld van een dergelijke uitzondering is uitdrukkelijke toestemming.
We nemen de bescherming van jouw persoonsgegevens serieus en nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, ongeoorloofde toegang en openbaarmaking te voorkomen.
We maken gebruik van passende en doeltreffende technische, operationele en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Zo wordt onder meer de toegang tot persoonsgegevens afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord en maken we gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen jou en onze website wordt afgeschermd wanneer je persoonsgegevens invoert.
Zoals hierboven aangegeven, kunnen onze websites ook links naar andere websites bevatten. Hoewel deze websites zorgvuldig zijn geselecteerd, kunnen wij geen verantwoordelijkheid aanvaarden voor de manier waarop deze organisaties met jouw persoonsgegevens omgaan. Daarom raden wij je ten zeerste aan om ook de privacyverklaring van deze websites te raadplegen.
Je kunt je verzoek(en) om deze rechten uit te oefenen indienen via info@spotmaster.com. Om jouw privacy te beschermen, zullen wij redelijke maatregelen nemen om je identiteit te verifiëren voordat we op het verzoek reageren. Alleen jij, of iemand die wettelijk bevoegd is om namens jou op te treden, kan een verifieerbaar verzoek met betrekking tot je persoonsgegevens indienen. Wanneer je een verzoek indient, kunnen wij je bijvoorbeeld vragen om jouw naam, e-mailadres of andere informatie in onze administratie te bevestigen om zo je identiteit te verifiëren. Dit is een veiligheidsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet worden bekendgemaakt aan personen die daar geen recht op hebben.
We zullen zo snel mogelijk, en uiterlijk één maand na ontvangst, op je verzoek reageren. Daarbij zullen we ook beoordelen of en in hoeverre wij op grond van de wet aan het verzoek kunnen of moeten voldoen. Indien een verlenging van maximaal twee maanden nodig is, zullen wij je hiervan ook binnen één maand na ontvangst van het verzoek op de hoogte stellen. Het indienen van je verzoek is gratis, tenzij het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. Wij behouden ons ook het recht voor om een redelijke vergoeding in rekening te brengen als je extra kopieën aanvraagt met je inzageverzoek.
We behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. We raden je daarom aan deze webpagina regelmatig te raadplegen. Als we wezenlijke wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, zullen wij je hiervan op redelijke wijze op de hoogte stellen, bijvoorbeeld via een e-mail of door een bericht op onze website te plaatsen.
© 2026 Spotmaster IP B.V. · Laatst bijgewerkt: juni 2026