Belastingdienst

De Belastingdienst stelt eisen aan het bijhouden van een rittenregistratie. Indien dit automatisch gebeurt, zoals in uw geval, stelt de Belastingdienst eisen op het gebied van de werking van het systeem en de wijze waarop de registratie, de rapportage en het bewaren van gegevens plaatsvindt. Hiervoor is een Normenkader opgesteld, waaraan rittenregistratiesystemen moeten voldoen.

Het Normenkader Belastingdienst schrijft voor dat de bestuurder de beschikking heeft over de rapportage van de door hem/haar gereden ritten en de gelegenheid heeft om deze te veranderen. Wel dient de originele data bewaard blijven, waarbij tevens is vastgelegd wie wat wanneer heeft gewijzigd.

Iedere bestuurder kan de beschikking krijgen over een eigen inlogcode tot een individuele webpagina. Vanaf dat moment kan de bestuurder, door in te loggen op live.spotmaster.com, alle door hem gereden ritten opvragen en daar waar nodig aanpassen of voorzien van een toelichting. Deze gegevens zijn niet overdraagbaar en horen onlosmakelijk bij het voertuig en de bestuurder.

Als u heeft ingelogd heeft u ook de mogelijkheid ritten toe te voegen als om welke reden dan ook het systeem deze ritten niet heeft geregistreerd. U ontvangt in dat geval binnen 48 uur bericht dat het systeem niet heeft gefunctioneerd, zodat u eventuele achterstand in de registratie handmatig kan bijvullen.

Ook kan de bestuurder zakelijke ritten die privé hadden moeten zijn of andersom veranderen. Dit zal slechts sporadisch voorkomen, maar op deze wijze wordt er te allen tijde voor ingestaan dat de registratie blijft plaatsvinden.
Wij wijzen iedere bestuurder erop dat ondanks het gebruik van het Spotmaster-systeem hijzelf nog steeds verantwoordelijk blijft voor de uiteindelijke rapportage aan de Belastingdienst.

De werkgever heeft daarbij een controleplicht, die zij door het gebruik van dit systeem en het ter beschikking stellen van het individuele bestuurders-tool vervult. De bestuurder is er zelf verantwoordelijk voor dat de ritregistratie klopt met de werkelijkheid en dat het karakter of doel van de rit aangetoond kan worden via agenda’s, planningen e.d.